La factura electrónica

Por Erick Rincón Cárdenas
Gerente General Certicámara S.A.

Los modelos de facturación electrónica resultan fundamentales para el mejoramiento de la competitividad de nuestro país, en frente de los procesos de modernización del Estado, de integración económica e inserción de las nuevas tecnologías en la sociedad colombiana.

La factura electrónica es la representación informática de un documento de carácter tributario y mercantil (como título valor) generado electrónicamente, que reemplaza al documento físico que cumple con todas las características de la reglamentación vigente exigidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Dian, y en materia de seguridad jurídica y técnica de las comunicaciones electrónicas (Ley 527 de 1999 y Decreto 1747 de 2000).

La factura electrónica se puso en marcha en Colombia en el 2007 cuando la Dian en su Resolución 14465 de 28 de Noviembre de 2007 estableció las características y contenido técnico de la factura electrónica y de las notas crédito y otros aspectos relacionados con esta modalidad de facturación, se adecua el sistema técnico de control; norma que fue reglamentada por el Decreto 1929, y que ha sido precisada en su alcance comercial en la recientemente sancionada Ley 1231 de 2008 que introdujo importantes modificaciones a la factura como título valor.

El modelo propuesto por “Certifactura” permite que los documentos tributarios que actualmente son utilizados por los comerciantes, puedan ser generados, enviados y administrados por los mismos en forma electrónica mediante una plataforma segura basada en documentos electrónicos, firma digital, estampado cronológico de mensajes de datos y repositorio seguro de la información digital.

Todo tipo de organizaciones en los últimos años han buscado optimizar y rentabilizar la mayoría de sus procesos críticos, y uno de estos, es el proceso de facturación. Al incorporar medios electrónicos a este proceso, le permitirá a su compañía prescindir de engorrosos procesos manuales, beneficiándose además de las ventajas propias de la transmisión, conservación y archivo electrónico seguro de las facturas.

Con la factura electrónica no sólo se consigue la supresión de los costes de emisión, distribución y conservación de la factura en papel, así como una importante simplificación de los procesos administrativos por la importante reducción de tiempo y espacio, sino que adicionalmente se posibilita la integración automática de las facturas con los sistemas informáticos de las empresas (emisoras/receptoras) así como el establecimiento de un nuevo canal de interacción entre socios de negocios.

Estas circunstancias posibilitan la desmaterialización total de la factura, mientras que al mismo tiempo habilitan más y mejores mecanismos para desarrollar relaciones de negocios más eficientes y productivas. Dentro de las ventajas que se pueden identificar de un sistema de facturación electrónica se encuentran:

· Mejora del control financiero de la organización. La capacidad de disponer de información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas incrementa el control sobre los flujos financieros dentro de la organización.
· Reducción de costes. Se estima que el coste asociado al proceso de creación y gestión de una factura en papel asciende, en promedio, a un total de veintiún mil pesos. El mismo proceso realizado mediante medios electrónicos permite un ahorro aproximado del 60% de dichos costes.
· Optimización de los procesos de cobro mediante la integración con los medios de pago/entidades financieras, reduciendo tiempos y automatizando las acciones de validación.
· Establecimiento de servicios de valor añadido (líneas personalizadas de financiación, programas de fidelización, enlaces con canales de reclamaciones, etc.) que permitan mejorar el posicionamiento de las empresas que llevan a cabo la iniciativa.
La facturación electrónica se basa en la aplicación de mecanismos que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación y atributos de seguridad jurídica propios de cualquier mensajes de datos, como lo son la autenticidad del origen de las facturas electrónicas y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor, y ello justifica la necesaria integración de servicios propios de la certificación digital como lo es la firma digital y el estampado cronológico.

Comments