Gestión y auditoría en empresas familiares

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio
Email: rgarcia@smscolombia.com.co

La  influencia económica y social  de  las  empresas familiares en  la  actividad  productiva latinoamericana es notable dentro de la economía  en prácticamente todos  los eslabones económico,  siendo  el cimiento para  las pequeñas y medianas empresas (pymes).

Las  organizaciones  de   este  tipo  constituyen  un  patrimonio  que representa el resultado del  esfuerzo acumulado a partir de  la sinergia  de  sus propietarios a lo largo  de  una  o más  generaciones familiares.  Dicho patrimonio  no resulta la suma  simple  de  recursos económicos volcados  a una  actividad  dada, sino  que  la  entidad en  operación es  la  comunión   de  voluntades  y  muchas   veces   del sacrificio de beneficios personales.

Los riesgos
Al desagregar las  principales causas  que  atentan contra la  continuidad  de   organizaciones familiares,  el  ejercicio profesional nos  confirma que  los principales riesgos  se  centran en: (i) La  falta de  planificación en  el  recambio generacional; (ii) la competencia comercial; (iii) la división de sus miembros; (iv)  la comisión  de fraudes y, (v)los conflictos familiares. No obstante lo  anterior,  habrá que  prestar atención  a  las  alertas que  pudieran surgir  del  monitoreo  de  los factores críticos de éxito y de los indicadores de riesgos  aplicables a cada  organización dado  su tamaño, edad, posicionamiento, nivel de  dependencia respecto de  las grandes empresas para  la determinación de  los costos de producción y la rentabilidad; y otros rasgos estructurales considerados en su conjunto.
Resulta de especial importancia para la empresa familiar que los recursos destinados a la función de Auditoría Interna sean eficientemente planes de trabajo así:

– Flexibles y modularizados, esto es que las auditorías periódicas a procesos críticos permitan contar con reportes entregables en el corto plazo con el fin de minimizar los tiempos de detección de pérdidas por fraude, errores o ineficiencia de los procesos;

– Basado en riesgos, esto es que la auditoría cuente con herramientas para la administración de riesgos que permita identificar factores críticos de éxito y riesgos de negocio a ser monitoreados en forma continua;

– Orientados a la descentralización de la ejecución de controles preventivos, que permita orientar a todos los niveles de la organización familiar hacia la construcción de un ambiente de control bajo los concepto del autocontrol.

– Con apoyo  en aplicaciones de IT de bajo costo de mantenimiento como podría ser una línea ética o canal de denuncias web, y también otras técnicas orientadas al monitoreo permanente a partir de la definición de parámetros de alerta con distintos niveles de automatización.

Asimismo,  desde la  función  de  Auditoría  Interna,  ya  sea  porque la  organización cuenta con  un  profesional dentro de  su  estructura o  mediante la  tercerización  de  dicho  servicio,  resulta altamente   recomendable asumir  un rol “formador” en  este tipo de  organizaciones, de  modo  de  lograr  aportarle el  nivel  adecuado de institucionalización y profesionalización, mediante el acompañamiento continuo en la implementación de herramientas  básicas  de  control  con  eficacia en  reducir,  a  niveles  aceptables, los factores de  riesgo  a  que están expuestas estas organizaciones.
Reparto de las utilidades
Algunas de  las cuestiones  a analizar en  cada  caso  será  la existencia y conocimiento de  las reglas  que  garantizan el reparto de las utilidades generadas entre todos los miembros de la familia  para  evitar deserción, y manteniendo un equilibrio para  evitar otros efectos, como  ser  la  descapitalización del  negocio.   Otros aspectos a contemplar es la necesidad de  contar con órganos  de  gobierno definidos formalmente, con adecuado nivel  de formación en  cada  una  de  las áreas de  especialidad de  sus miembros o sus comités, de  modo  de  planificar el desarrollo y aprendizaje de las nuevas  generaciones en la administración de la empresa.

Entre las herramientas de la disciplina  clave para acompañar a la empresa familiar en su fortalecimiento, podrían mencionarse:
– Aplicar las mejores prácticas de gobierno corporativo a la empresa familiar.
– Establecer procesos básicos para la toma de decisiones estratégicas,
– Contar con adecuados niveles de aprobación y controles para las salidas de fondos y disposición de activos;
– Contar con controles y procedimientos claros en materia de segregación de funciones entre la custodia de los activos, los registros contables y las aprobaciones;
– Generar un ambiente de control independiente de los propietarios sobre la gerencia, la que debe actuar con diligencia y, a la que se le pueda exigir el cumplimiento de metas y obtención de resultados tangibles;
– Implementar la ejecución de actividades periódicas de control, orientadas a desafiar el “cómo” se está trabajando, de modo de identificar oportunidades de mejora.

El equipo de la práctica profesional de Business Risk Management de SMS Colombia, se encuentra totalmente orientado a:
– Escuchar, comprender y aportar una mirada innovadora a las problemáticas comunes en materia de administración de riesgos, estandarización y mejora de procesos de empresas familiares;

– Colaborar  en  la comunicación e implementación  de  actividades  de  control  definidas a partir de planes   de  trabajo flexibles, con  etapas claras, resultados oportunos y basados en  el  entendimiento de los riesgos  de cada  negocio;

– Prestar servicios de tecerización de los servicios de Auditoría Interna con profesionales y herramientas de IT bajo web en la administración de riesgos y del control interno.

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