Por: Gustavo A. Holguín Lozano
Director Jurídico
Email: gholguin@sfai.co

La formalidad: En derecho es un elemento sumamente importante, de hecho la formalidad hace parte de los requisitos que dan validez a determinados actos, el presente artículo pretende abordar la importancia que tiene para los comerciantes formalizar la toma de sus decisiones y debe quedar claro que cuando hablamos de la formalidad en la toma de las decisiones, no precisamente estamos hablando de registrar todas las decisiones tomadas por los comerciantes ante la Cámara de Comercio para cumplir con el requisito de publicidad.

Nuestro Código de Comercio, fue expedido el 27 de marzo de 1971, a través del decreto número 410, lo que nos muestra que es una norma ya entrada en años, pero que desde su promulgación concebía que las sociedades estaban en la obligación de llevar un libro debidamente registrado, (Articulo 195 C. Cio), ajustado al cumplimiento de unos requisitos de forma, en el cual se debían consignar a través de actas, las decisiones resultantes de las reuniones, bien sea de la Junta de Socios o de la Asamblea según el tipo social.

Con el nacimiento de las Sociedades por Acciones Simplificada, bien conocidas como SAS, a través de la Ley 1258 del 5 de diciembre de 2008, la dinámica de las sociedades en Colombia evolucionó, permitiendo la creación de entes jurídicos (sociedades), constituidas incluso por un solo socio y con las bondades del manejo de una gran cantidad de “formalidades” a través de documentos privados no sujetos a registro, lo que permitía economía en todos los sentidos.

Lo anterior, derivó en la formalización a través de las SAS de una gran cantidad de comerciantes que ejercían sus actividades de manera informal (sin registro mercantil) y la creación de otras tantas más con base en la facilidad de constituirse, aunado a las ventajas que dicho tipo de sociedades trae consigo.

¡Pero! ¿Qué pasa con las obligaciones formales que tienen todos los tipos societarios, incluyendo la SAS, respecto de la obligación de inscribir y llevar en debida forma los libros de Junta de Socios, Asambleas de Accionistas, Juntas Directivas (si se tiene) y el Libro de Registro de Accionistas?

Antecedente Normativo

Código de Comercio, Artículo 28. <Personas, Actos y Documentos que Deben Inscribirse en el Registro Mercantil>.
Deberán inscribirse en el registro mercantil:

– Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades;
(…)

– <Numeral modificado por el artículo 175 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios. (…)
Claramente evidenciamos que la norma indica que toda persona que ejerza actos de comercio, debe inscribirse en el registro mercantil (Cámaras de Comercio)…

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