Por: Rodrigo García Ocampo
Socio – Director
Email: rgarcia@sfai.co

Recientemente el CEO de Twitter dio a conocer que en lo que resta del año no volverán a sus oficinas, también compañías como Google, Alphabet y Facebook están en esa misma línea, han manifestado que aún levantada la cuarentena o el confinamiento en sus países, muchos de sus empleados no volverán a sus oficinas, decisiones como estas, representan un riesgo en todo el mundo incluyendo a Colombia en el qué grandes, medianas y aún pequeñas empresas, devolverán una parte considerable o pequeña de sus oficinas o espacios físicos, esto es solo un pequeño ejemplo de los cambios, riesgos e incluso las oportunidades que está dejando el Covid-19.

En línea con lo anterior, un riesgo para los dueños de activos u oficinas es que poco a poco estas quedaran vacías, por ende, al ser la demanda mucho menor, tanto los arriendos como el valor de esos activos se verá afectado de manera significativa, sin mencionar que la transformación digital ya había comenzado a hacer su efecto en el sector mobiliario de oficinas.

Ventajas

Por el lado de las oportunidades, tendremos más empleados o funcionarios desde sus casas, que necesitaran desde mayor cobertura de Internet, mejor mobiliario de oficina en casa, computadores, servicios de domicilios (profesionales de la salud haciendo pausas activas, verificación de condiciones de salud e higiene en casa, comida, etc.).
De igual manera, se requerirá que cada empleado que se queda en casa para realizar sus labores por teletrabajo sea equipado de herramientas tecnológicas que permitan el control de que sus actividades, tareas diarias y cotidianas sean ejecutadas en los tiempos adecuados y bajo los estándares que ha establecido la empresa. Herramientas como estas son ya comunes para la adecuada gestión del día a día de cada empleado.

En la herramienta, el empleado encuentra no solo el listado de las actividades o tareas a realizar, sino el protocolo para su ejecución. Una vez realizada la actividad o tarea en el tiempo asignado, el empleado deberá a través de la misma herramienta cerrarla y, si es del caso, anexar su resultado y remitir a su superior inmediato para que proceda con su revisión y disponga de su contenido o remita el mismo a otra unidad o dependencia que es usuaria y, esta nueva unidad usuaria, proceda conforme a sus propias actividades o tareas a procesar, adicionar o reportar a un usuario final, quien será de igual manera, notificado a través del correo corporativo de que tiene un proceso que esta a sus disposición final.

Las herramientas de gestión del día a día junto a los a las herramientas de flujos de proceso, le dan valor al teletrabajo dado que el resultado de las labores ejecutadas desde casa por cada empleado, se sujetan a los mismos estándares como si estuviera de manera presencial al interior de la empresa. Dichos gestores permiten asignar a cada empleado las tareas diarias, el estándar bajo el cual debe entregar el resultado junto a los tiempos asignados para su ejecución dentro de los horarios habituales de trabajo, por lo que, si una tarea se cierra después del tiempo asignado, la herramienta controlará tales entregas tardías a fin de que se proceda con los ajustes que deban darse al interior de la empresa con la ayuda de la unidad de gestión humano, o en su defecto, encontrar, los cuellos de botella que han generado las entregas tardías a fin de implementar las mejoras necesarias.

Para todos

Es de indicar que las herramientas de control de gestión del día a día, deben ser adoptadas para que cubran todos los cargos, incluidos los cargos operativos de tal suerte que no haya posibilidad de que un empleado tenga la disculpa del olvido involuntario, que a veces, en especial, en el cumplimiento regulatorio y normativo, generan onerosas sanciones por la no oportuna presentación de información externa, incluida declaraciones tributarias y otros reportes.

De otra parte, si bien con el teletrabajo, se ha reducido el ausentismo laboral por accidentes de trabajo según los recientes reportes de las ARLs, se hace necesario que cuando se hayan implantado herramientas de gestión del día a día, se adopte como política que siempre exista, en especial, para los reportes de cumplimiento regulatorio y normativo o reportes críticos, un segundo empleado que pueda ser notificado de que un asunto de cumplimiento no ha sido llevado a cabo por parte del encargado por cualquier causa de ausentismo con la debida antelación a su fecha final de cumplimiento, de tal manera que haya un tiempo de maniobra que permita a este empleado, backup del reporte de cumplimiento, llevar a cabo su presentación evitando las posibles contingencias para la empresa.

Retroalimentación

De igual manera, con importante número de empleados desde casa en funciones de teletrabajo, una gran parte de ellos cambiaron de manera abrupta sus prelaciones de consumo de bienes y servicios, por lo que le corresponde a la empresa realizar constantes estudios a través de encuestas a fin de lograr mantener a sus empleados motivados de realizar sus labores desde casa y evaluar constantemente, si los resultados por desempeño, se encuentran de acuerdo con los estándares de cada cargo.

Dichas encuestas y evaluación de desempeño, permitirán a las unidades de gestión humana, propender por ajustar no solo en los programas de bienestar social a las nuevas exigencias de sus empleados, sino, sus planes de actualización y capacitación.

Es indudable que cada vez los empleados requieran de un mayor monitoreo a través de herramientas tecnológicas, por lo tanto, capacitarlos en el adecuado uso de tales herramientas tanto de misión crítico como ofimáticas, permitirán a las empresas mejorar la productividad de su fuerza laboral junto a mantener y exigir el cumplimiento estricto de los protocolos de las medidas de seguridad que deben ser cumplidas sin excepción alguna a fin de evitar su pérdida o uso inadecuado.

SFAI Colombia, provee herramientas en la nube de Control de Gestión que contribuyen a que las empresas mantenga un adecuado control de las actividades en teletrabajo, al igual que, facilitan el reporte de cumplimiento junto a generar los flujos de procesos necesarios que permiten llevar a cabo tareas según los niveles de jerarquía. Consúltenos.

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