Obligados a generar la nómina electrónica
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), publicó un proyecto de resolución “por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se expide el anexo técnico para este documento”.

De acuerdo con el proyecto de resolución, los obligados a generar, transmitir y validar nómina electrónica son todos aquellos contribuyentes que efectúan pagos o abono en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que en todo caso, requieran usar tales pagos como costo o deducción.

Según como está planteado en el proyecto de resolución, sería catalogado como documento soporte y deberá generarse de forma mensual y deberá transmitirse dentro de los diez (10) días siguientes del mes en el cual debió generarse la información, lo que implica que la transmisión electrónica a la DIAN debe se debe realizar de manera mensual, más no está atada a la periodicidad con la que los empleadores pagan las nóminas.

Fechas para la implementación
De acuerdo con el proyecto de resolución, el siguiente es el calendario de la nómina
electrónica:

1. Hasta 3 empleados, inicia habilitación el 31 de marzo de 2021 y tiene como fecha máxima de inicio de transmisión el 31 de julio de 2021.

2. Entre 4 y hasta 10 empleados, inicia habilitación el 31 de marzo de 2021 y tiene como fecha máxima de inicio de transmisión el 30 de junio de 2021.

3. Entre 11 hasta 250 empleados, inicia habilitación el 31 de marzo de 2021 y tiene como fecha máxima de inicio de transmisión el 31 de mayo de 2021.

4. Si la empresa posee más de 250 empleados, inicia habilitación el 31 de marzo de 2021 y tiene como fecha máxima de inicio de transmisión el 30 de abril de 2021.

5. Las entidades del estado del orden nacional o territorial, inicia habilitación el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima para iniciar transmisión el 30 de junio de 2021.

6. Para aquellos empleadores, personas naturales o jurídicas no obligado a expedir facturación electrónica, puede iniciar habilitación desde el próximo 31 de enero de 2022 y tiene como fecha límite para iniciar transmisión el 31 de marzo de 2022.

Soporte de pago de nómina electrónica
De conformidad con lo establecido en el parágrafo 6 del artículo 616-1 y el inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento, constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionado con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, y que está compuesto por los valores devengados de nómina junto a los valores deducidos de los pagos de nómina, cuya diferencia constituye el valor neto que se transferirá o cancelará a los empleados.

Periodicidad del documento soporte
El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la citada resolución, deberá generarse en forma mensual acumulando la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones.

Sujetos obligados a generar, trasmitir y validar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste
Los sujetos obligados a generar, transmitir y validar el documento soporte de pago de nómina y, las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

Información y contenido del documento
El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.

2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.

4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica -CUNE.

5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por la DIAN.

6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.

7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.

8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.

La nómina electrónica podrá, al igual que la factura electrónica, transmitirse a la DIAN utilizando para ellos a los proveedores tecnológicos habilitados o mediante los propios medios electrónicos utilizados por algunas empresas que conectan su ERP con la DIAN.

La facturación electrónica junto a la nómina electrónica, constituyen para la DIAN herramientas de control a la evasión, por lo que se espera que los recaudos de los impuestos mejoren e, incluso, los aportes al sistema integral de seguridad social.

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