Por: Anyelo Coral Herrera
Coordinador de Auditoría
Email: acoral@sfai.co

Con la entrada en vigencia del proceso de facturación electrónica, el Gobierno Nacional por medio del decreto 1154 de 2020 expedido por el Ministerio de Industria y Turismo, reglamentó la circulación de la facturación electrónica de venta como título valor; en el cuerpo del documento se identifica: su objetivo y las definiciones de la terminología técnica asociada, el ámbito de aplicación, la aceptación de la factura electrónico de ventas como título valor, los usuarios autorizados del Registro de Factura Electrónica de Venta Considerada Título Valor – RADIAN, la circulación de la factura electrónico de ventas como título valor, los registro de eventos asociados a la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN, los requisitos comunes a los usuarios que registran eventos en el RADIAN, el registro de eventos por parte de proveedores tecnológicos, las limitaciones a la circulación de la factura electrónica de venta como título valor, el informe para el pago, el pago de la factura electrónica de venta como título valor, la exigibilidad de pago de la factura electrónica de venta como título valor y las garantías y las reglas particulares de los sistemas de negociación electrónica que indicamos a continuación:

1. Estar constituido como persona jurídica y dar cumplimiento a la ley colombiana.

2. Establecer políticas y procedimientos adecuados y suficientes para garantizar que los miembros de su junta directiva y sus representantes legales cumplan los deberes de los administradores previstos en la ley y en los estatutos sociales, en particular los establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, no solo en interés de la sociedad sino teniendo en cuenta los intereses de los asociados y de los usuarios de sus servicios.

3. Establecer medidas administrativas y de organización efectivas con el propósito de prevenir, administrar y revelar conflictos de intereses.

4. Disponer de procedimientos administrativos y contables adecuados, mecanismos de control interno y técnicas de administración y control de riesgos.

5. Establecer los mecanismos de pago por la prestación de sus servicios, los cuales se apoyarán en el sistema financiero.

6. Expedir un manual de usuario para la operación y un reglamento para el funcionamiento del sistema de negociación electrónica, el cual deberá contener, como mínimo los siguientes, aspectos:

• 6.1 Procedimientos internos para la aprobación y modificación del reglamento por parte del administrador del respectivo sistema.
• 6.2 Criterios para la vinculación y desvinculación de usuarios.
• 6.3 Derechos y obligaciones de los usuarios del sistema de negociación electrónica.
• 6.4 Derechos, facultades y obligaciones del administrador del sistema de negociación electrónica.
• 6.5 Reglas para el funcionamiento y operación del sistema de negociación electrónica.
• 6.6 Reglas que le permitan el acceso y la identificación de los usuarios.
• 6.7 Mecanismos electrónicos a través de los cuales se solucionarán las controversias o conflictos que se presenten con los usuarios que soliciten el registro de eventos en el RADIAN.
• 6.8 Política general en materia de tarifas y expensas a cargo de los usuarios por la utilización de los servicios ofrecidos. Las tarifas y expensas deberán ser publicadas en el sitio web del sistema de negociación electrónica, así como los criterios o circunstancias para su modificación.
• 6.9 Las reglas de auditoría a las cuales se someterá el sistema de negociación electrónica.

7. Cumplir continuamente con las normas referentes a los derechos de hábeas data, estableciendo y haciendo públicas las políticas y mecanismos necesarios para ello.

8. Asegurarse que la información que se registre en el RADIAN, haciendo uso de su plataforma electrónica, corresponda a la realidad económica del negocio, transferencia, transacciones y/o circulación. Lo anterior incluye la verificación del valor negociado de las facturas electrónicas de venta como título valor, previo a cualquier registro de los endosos electrónicos que se hagan a través de sus sistemas.

9. Garantizar en todo momento la continuidad y regularidad del servicio, la conservación de la información y la trazabilidad de las actividades de intermediación entre los tenedores legítimos y los potenciales compradores de la factura electrónica de venta como título valor, mediante la adopción de mecanismos eficaces de control y salvaguardia de sus sistemas informáticos y la implementación de planes de contingencia o sistemas de respaldo que mitiguen la ocurrencia de fallas operativas o tecnológicas.

10. Asegurarse de que permanezca la trazabilidad de las actividades de intermediación entre los tenedores legítimos y los potencia/es compradores de la factura electrónica de venta como título valor, realizadas en su plataforma electrónica y los eventos que se generen con ocasión de ésta.

11. Incluir reglas de transparencia en las operaciones y garantizar la diseminación de la información respecto de las mismas. Dichos sistemas se deben diseñar para operar de manera organizada, eficiente, segura, transparente y para garantizar un tratamiento equitativo a todos los participantes.

Tener en cuenta

Este decreto que genera la reglamentación de la operación de la facturación electrónica de venta como título valor en cumplimiento a lo establecido en el parágrafo del artículo 772 del Código de Comercio, modificado por el artículo 1 de la Ley 1231 de 2008, y el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 18 de la Ley 2010 de 2019, establece los usuarios que intervención en el proceso de hacer valer la factura electrónica como título valor, junto a los organismo de control estatal que deben dar confianza y transparencia al público en general de hacer valer la factura electrónica como un instrumento financiero, dado los cambios actuales con la llegada la de facturación electrónica implementada por la DIAN que se masificará, a partir del próximo mes de noviembre, para todas las actividades económicas, coloca a las operaciones de factoring en la era digital, a la vez que, genera mayor control por parte de los organismos de vigilancia y control como la misma DIAN, al disponer de información en línea.

En SFAI Colombia, acumulamos conocimiento y tecnología, de hacer de Compliance legal instrumento generador de valor para las organizaciones. Consúltenos.

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