Por: Juan David García Semanate
Auditor
Email: dgarcia@sfai.co

Partiendo de la premisa del Código de Comercio colombiano, que en el artículo 60 se refiere a la conservación de los libros y papeles del comerciante donde, literalmente expresa lo siguiente:

Artículo 60- Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Las disposiciones anteriores hacen que los documentos comerciales de las empresas ocupen espacios en bodegas y oficinas por mínimo 10 años y que para los documentos mayores a 10 años la compañía deberá seguir garantizando su reproducción exacta, pero el mantener estos documentos hace que el proceso de archivo sea costoso, obviando que almacenar los documentos físicos en un medio digital podría resultar un poco más económico y facilitar la técnica de negocios.

Por la costumbre de archivar documentos físicos y las técnicas de archivística convencionales que adoptan las empresas empíricamente, piensan que el proceso de asegurar un buen sistema de gestión documental es mínimo, teniendo presente que un óptimo sistema de gestión documental ayuda a que el control interno funcione mejor y a gestionar la información de manera más íntegra, sin olvidar que el extraer documentos e información de esos remotos espacios de archivos es una tarea incomoda y puede llegar a tener consecuencias de no poseer información oportuna.

Ventajas

Es aquí en donde la digitalización de documentos y procesos ha tomado fuerza como estrategia en la administración de los riesgos operacionales, dado que en contingencias, cómo por ejemplo en estos tiempos de Covid-19, el tener la información oportuna en medios digitales, facilita la continuidad operacional de la empresa.

Algunos motivos más relevantes para iniciar el proyecto de digitalización de archivos son, como, por ejemplo:

1. Ahorro de espacio en infraestructura inmobiliaria, dado que, podrá utiliza de manera más eficiente y eficaz el espacio del archivo.

2. Ahorro de tiempo en búsqueda manual de archivos físicos, solo escribiendo las iniciales o algunas letras del documento, lo podrá buscar y obtener más fácil, así ahorrando tiempo.

3. Seguridad de acceso, se puede exigir ingresar a los documentos con varias claves de acceso para así garantizar la confidencialidad.

4. Se puede acceder a la información desde cualquier dispositivo conectado a la internet, en donde a su vez podrá consultar y laborar desde cualquier parte del mundo.

5. Disminución de la contaminación y mejora al medio ambiente, ahorrando en costos de impresión y papelería.

6. Evitar el deterioro de los documentos, así garantizando que los documentos estén bien conservados.

7. Facilidad en la selección, consulta y extracción de documentos para la auditoria interna y externa.

8. Datos organizados de manera estructurada y no estructurada –Big Data-.

Recomendaciones

En el proceso de digitalización de la documentación empresarial, es conveniente identificar o seguir los siguientes aspectos:

1. Identificar bajo qué metodología de sistema de gestión documental se basará su gestión diaria. Para una guía sobre este asunto podrán adoptar la metodología con la cual se construye el Archivo General de la Nación. Puede visitar https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/1_Conozcanos/ProcesoYProcedimientos/V4_AGN_Mapa_de_Procesos.pdf

2. Identificar y reunir toda la información a digitalizar y, de manera paralela, revisar que el documento no tenga clips o elementos diferentes propios del documento, además, tener presente que hay documentos que se complementan con otros documentos y así mismo deberán de ser digitalizados.

3. Almacenar los documentos de una manera centralizada, que, permita y facilite el acceso a consultar los diferentes documentos teniendo las precauciones de seguridad de acceso a la misma.

Lo anterior, permite que, como proceso posterior y optativo, mediante herramientas tecnológicas, convertir el archivo tipo imagen en un activo tipo texto, para así, realizar procesos de analítica e inteligencia de negocios de manera estructurada o no estructurada; logrando, sacar utilidades de la data que se puede construir basado en los archivos físico, sin dejar de resaltar la relevancia que trae tener un sistema de gestión documental digitalizado y para seguir operando, en tiempos de crisis, en donde, a su vez, la digitalización contribuye y facilita las practicas del teletrabajo permitiendo continuar la compañía bajo operación.

SFAI Tech contribuye con los empresarios colombianos en proporcionar consultoría para los procesos primarios de digitalización de la información para, luego en una segunda fase, desde los archivo digitalizados, construir bases de datos estructuradas y no estructuradas que con la ayuda de las herramientas de Big Data y de Analítica de Datos, proporcionen información que le permita a las empresas el uso de herramientas de Inteligencia de Negocios, convirtiendo así la información en uno de los activos de mayor valor empresarial. Consúltenos en www.sfai.co/contactenos

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