Cali, mayo 5 de 2021. Actualizado: miércoles, mayo 5, 2021 14:58

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Más de 1 millón de ciudadanos se beneficiarán

Todo lo que debe saber sobre los trámites notariales digitales

Ya está habilitado el sistema para que los ciudadanos puedan realizar trámites notariales desde su casa, de manera digital, haciendo uso de tecnologías como biometría, firma electrónica y videollamadas, con altos niveles de seguridad.

Diario Occidente estuvo en la demostración virtual de la plataforma, liderada por Olimpia IT empresa de tecnología y la Notaría 16 de Bogotá y aclaramos las inquietudes existentes sobre este servicio novedoso, el cual, aseguran, permitirá realizar más de 400 trámites notariales de manera virtual, con lo que se beneficiará a más de 1 millón de ciudadanos cada mes.

¿En qué ciudades las notarías contarán con este sistema digital? ¿Cuáles son las proyecciones a corto, mediano y largo plazo?

Daniel Medina, CEO Olimpia: Esta etapa de transformación digital está a discreción de cada notaría, es decir, cada notaría interesada en prestar servicios digitales hace una solicitud a la Supernotariado para recibir una auditoría técnica, jurídica y procedimental en torno a la prestación del servicio digital.

En ese sentido, sino tengo mal los datos, nos acercamos ya a las primeras 17 notarías que están autorizadas recientemente para prestar los servicios digitales. Se percibe un interés general de los notarios en lograr crear una red de servicios digitales a nivel nacional.

Estamos ad portas de tener al cierre de abril las primeras 30 notarías autorizadas para prestar el servicio en las principales ciudades del país. Al término del año podríamos estar llegando a más de 100 notarías que presten los servicios digitales.

La cobertura va a estar principalmente en las ciudades capitales, pues por el nivel de acceso a internet y el conocimiento de los ciudadanos digitales, son las llamadas a liderar ese proceso de transformación.

¿El servicio de registro a domicilio o presencial y los trámites en línea tendrán un costo adicional para los usuarios?

Eduardo Vergara Wiesner, notario 16 de Bogotá: Las tarifas notariales continúan siendo las mismas, no hay un incremento por ello en la prestación del servicio virtual, es exactamente igual que lo que estamos haciendo presencialmente, no hay por lo tanto una erogación diferente a la que actualmente están realizando los ciudadanos de Colombia, que comparativamente con otros países de América Latina, resulta ser muy importante y la más barata.

Al no haber aumento de tarifas, sino simplemente una herramienta nueva y distinta a la presencial, el ciudadano puede estar tranquilo con ello. Evidentemente el país se irá transformando poco a poco a través de nuevos procesos tecnológicos y ello implica unas modificaciones que se harán con el tiempo y con la utilidad que ello representa.

Actualmente se están revisando los protocolos para que en caso de que personas que se encuentren en una condición de salud que dificulten su traslado a una notaría, puedan solicitar una agenda para que un funcionario vaya a domicilio y tome el respectivo registro.

Los ciudadanos antes tenían que venir a la notaría presencialmente, lo puede continuar haciendo, por supuesto, pero con esta nueva plataforma tecnológica, es la notaría, en su lugar de trabajo y en su residencia, facilitando la vida a los ciudadanos.

¿Qué grado de seguridad ofrece la plataforma? Teniendo en cuenta que fraudes y suplantaciones están a la orden del día

Daniel Medina: El mayor reto que tiene la humanidad es la suplantación de identidad. En este caso hay un hecho muy importante, y es que el registro en el sistema supone la verificación de identidad plena contra la Registraduría Nacional, ese es un hecho que están combinando dos tecnologías en las cuales habíamos invertido, y es: la identificación plena con la firma digital y con la firma electrónica.

La seguridad de la plataforma está endurecida, en el sentido de que hay un registro inicial, que a algunas personas no les gustará o no les parecerá tan amable tener que hacer un trámite una vez, pero de hecho, ese proceso de registro le agrega un nivel de confianza y seguridad jurídica a todos los trámites que en adelante hará en su vida en el ecosistema digital.

Siempre habrá riesgos, pero también tenemos la tarea de seguir evolucionando los servicios de ciberseguridad que rodean todas estas plataformas tecnológicas. Igualmente es importante la custodia de la información y de las claves personales para garantizar que la identidad permanezca segura.

¿Qué tipo de trámites se podrán adelantar a través de la plataforma? ¿Hay alguno que deba hacerse por el momento de manera presencial?

Eduardo Vergara Wiesner: Actualmente todos los trámites presenciales, aproximadamente unos 450, que van desde la inscripción de registro civil, el nacimiento, la defunción, la modificación del estado civil, el matrimonio, la autenticación de un documento privado, un reconocimiento de firma, una copia autenticada o la escritura pública de servidumbre, hasta la escritura pública de compraventa, un testamento, y en general todos los actos jurídicos notariales presenciales, van a poderse realizar a través de esta transformación digital en todas las notarías de Colombia.

Indudablemente, hay uno con mayor énfasis, por la oportunidad cultural y jurídica que requieren los colombianos, principalmente el trámite de autenticaciones y, por supuesto, la escritura pública que es muy común en todas las provincias y capitales colombianas.

De acuerdo con los expertos, se espera que cerca de millón y medio de personas que circulan por las notarías hagan parte de esta transformación digital.

Paso a paso

1. Acercarse por primera y única vez a las instalaciones de la notaría seleccionada para registrar la firma electrónica, el correo electrónico y número celular entre otros datos con los cuales el ciudadano realizará los trámites virtuales.

2. Ingresar al portal web de la notaría y llenar un formulario breve de registro, el cual confirma la identidad por medio de un código de verificación enviado al celular del usuario, para poder crear la cuenta y acceder a la plataforma.

3. Seleccionar el trámite que desee realizar, al cual podrá hacerle seguimiento en tiempo real. Podrá visualizar la información de la naturaleza del trámite, los requisitos y las tarifas establecidas de acuerdo con el Decreto 2106 de 2019.

4. Para aquellas situaciones en las que se requiere una reunión, como testamentos, conciliaciones y matrimonios, el sistema agendará una comparecencia con el notario a través de videollamada.

5. Una vez el ciudadano acepta el documento de escritura asociado al trámite, la plataforma envía a su correo el link para realizar el pago de manera electrónica.

6. El ciudadano podrá firmar el documento de manera electrónica y remitirlo al notario a través del portal autorizado para estos trámites.

7. La plataforma permitirá que el notario firme digitalmente el documento, otorgando la fe pública que tradicionalmente se brinda de manera presencial.

8. El proceso finaliza cuando los documentos son remitidos al usuario de manera virtual.

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