Cali, junio 3 de 2020. Actualizado: miércoles, junio 3, 2020 16:58

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Contribuyentes deben verificar y actualizar sus datos

Notificación electrónica – DIAN

Por: Anyelo Alejandro Coral Herrera
Coordinador de Auditoría
Email: [email protected]

Con los cambios en que actualmente está inmerso el mundo y aprovechando la tecnología, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por medio de la resolución No 038 del 30 de abril de 2020, reglamentó las notificaciones electrónicas por medio de canales digitales (correos electrónicos), con la ayuda de las direcciones de correo electrónico que los contribuyentes registran ante el RUT (Registro Único Tributario) y/o la dirección electrónica de notificación procesal indicada por el apoderado.

La resolución establece consideraciones especiales que deben ser objeto de observación por los contribuyentes, como: definiciones, actos que son susceptibles de notificación electrónica, los elementos del mensaje con el cual se envía el acto administrativo para su notificación, que permitan a los contribuyentes establecer su autenticad y la aplicación del debido proceso de las actuaciones de la DIAN.

Definiciones

Dirección de correo electrónico: Es la dirección electrónica de uso exclusivo y personal que reporta el contribuyente en el RUT, para recibir los mensajes y correos electrónicos que le remita la UAE-DIAN. La dirección de correo electrónico está compuesta por dos (2) partes: (i) un nombre de usuario y, (ii) un nombre de dominio y extensión del mismo.

Fecha de envío del correo electrónico: Para efectos de la notificación de que trata el artículo 566-1 del Estatuto Tributario, la fecha de envío del correo electrónico es el momento en el cual el correo electrónico ha salido del buzón de correo remitente.

Fecha de entrega del correo electrónico: Para efectos de la notificación de que trata el artículo 566-1 del Estatuto Tributario, “la entrega del correo electrónico es el momento en el cual el correo electrónico se ha transmitido al buzón de correo del destinatario”.

Practica de la notificación electrónica: De acuerdo a lo establecido en el Art. 566-1 del Estatuto Tributario, lo notificación electrónica se entenderá surtida, para todos los efectos legales, en la fecha del envío del acto administrativo en el correo electrónico autorizado. No obstante, los términos legales con que cuenta el contribuyente para responder o impugnar en sede administrativa, comenzara o inicia transcurridos cinco (5) días de la entrega del correo electrónico.

Actos susceptibles de notificación electrónica: De acuerdo al Art. 565 del Estatuto Tributario, la notificación electrónica respecto de las actuaciones administrativas, en materia tributaria, aduanera o cambiaria, incluidos los que profieran en el proceso de cobro coactivo.

Elementos del mensaje

El contribuyente debe verificar los siguientes elementos en el contenido del mensaje electrónico:

a) Código de verificación, que permita al administrado verificar la autenticidad del mensaje enviado.

b) Nombre completo del Administrado, NIT, la fecha de expedición del mensaje y la indicación de los medios electrónicos complementarios para visualizar el acto administrativo y su contenido, en caso de existir.

c) El acto administrativo adjunto, en su totalidad.

Medios electrónicos complementarios

La DIAN cuenta con otros mecanismos adicionales a la notificación vía electrónica: como la bandeja de comunicados a que tiene acceso el contribuyente en el portal de la DIAN, los listados de notificaciones electrónicas que están en la página de la DIAN, la verificación electrónica de email y los mensajes de texto, así:

a) Bandeja de Comunicados. Es un sitio dentro del Portal Transaccional de uso exclusivo del contribuyente donde se deposita el correo electrónico que contiene el acto administrativo a notificar y demás comunicaciones que expida la DIAN.

El objeto de la bandeja de comunicados es garantizar la visualización de los escritos oficiales y actos administrativos producidos por la UAE-DIAN; por tanto, es obligación del contribuyente revisarla periódicamente, ya que está bajo su manejo y administración.

b) Registro de Notificaciones Electrónicas. Es un registro en forma de lista que se encuentra en la página web de la UAE-DIAN, el cual relaciona los actos administrativos a notificar, está organizado por número de identificación del contribuyente, número del acto administrativo, fecha y la indicación si proceden recursos.

c) Verificación de Correos DIAN. Es la instancia electrónica habilitada por la UAEDIAN, para que el contribuyente pueda verificar la autenticidad de las comunicaciones que le son enviadas a la dirección de correo electrónico que ha registrado en el RUT o a la dirección procesal electrónica.

d) Mensajes de Texto. La UAE-DIAN podrá enviar alertas o avisos mediante mensajes de texto, al número de teléfono móvil informado en el RUT por el administrado, con el fin de alertarle sobre la existencia de la notificación electrónica de un acto administrativo.

Recomendaciones

Dado los avances en el mundo gracias a la tecnología los contribuyentes (personas naturales de y/o jurídicas) deben realizar las siguientes acciones:

a) Verificar y actualizar en todos los entes externos que tenga el contribuyente (DIAN, Cámara de comercio, Superintendencias, EPS, ARL, fondos de pensión, etc.) la información que tiene registrada para su notificación (email, celular, dirección física, etc.) que permita una notificación oportuna y adecuada de las inconsistencias que reportan estos terceros.

b) Es prudente que la compañía conserve los mismos datos en todas las entidades de control que le permitan un mejor control de las notificaciones.

c) El contribuyente debe generar la cultura de revisión de estas direcciones electrónicas como mínimo de manera semanal, que le permita actuar de manera eficaz, aprovechando los recursos de defensa en cada caso de acuerdo a los tiempos establecidos de defensa.

En SFAI Colombia, hacemos del compliance el instrumento con que cuentan los empresarios para darle valor a sus negocios. Consúltenos.

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