Aspectos de la contabilidad internacional que se deben tener presentes

Los libros oficiales de la contabilidad

jueves 4 de agosto, 2016

Por: Rodrigo García Ocampo
Socio
Email: rgarcia@smscolombia.com.co

Todas las sociedades mercantiles están obligadas a llevar una serie de libros oficiales. Hay varias legislaciones (mercantil, contable y fiscal) que regulan los distintos tipos de libros y sus requisitos formales, y esto, en muchos casos, genera dudas para muchos empresarios.

Colombia en su convergencia a Estándares Internacionales de Contabilidad y de Aseguramiento, ha dispuesto actualizar los libros y documentos de los comerciantes de conformidad con la tendencia internacional, sin que al momento se haya producido los respectivos cambios legales, por lo que resulta obvio que se cuenta con legislación antigua que puede ser objeto de enmiendas dado los condicionamientos de la Ley 1314 la cual comento en su inciso tercero del artículo 1°, indica “(…) se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro mercantil.

Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados.(…)”. Los libros oficiales en Colombia, corresponde a los siguientes:

Libro de inventarios y balance
De acuerdo con el consejo técnico de la contaduría, Orientación Profesional No. 5 sobre el libro de inventario y balance dice lo siguiente:

“Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios (…) El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.”

Archivo electrónico
Desde 2012, el libro mayor y balances, el libro diario y el libro de inventario y balances no requieren ser inscritos ante Cámara de Comercio por lo reglamentado en el Decreto Ley 019, el cual también dejó abierta la posibilidad de llevar los mencionados libros oficiales como archivos electrónicos.

Con este punto la información se puede tener de modo electrónico cumpliendo con los siguientes puntos:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado.

3. Que se pueda determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.

De otra parte, se hace necesario que los libros de la contabilidad, sean estos a través de medios físicos o digitales, mantenga cada uno de sus folios, una numeración consecutiva, que garantice la calidad de la información de cada uno de ellos, así lo establece el artículo 125 de Código de Comercio, vigente al momento, así: “ART. 125. — Libros Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros (…)”.

Libro mayor y balance
De acuerdo con el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Ctcp, Orientación Profesional No. 5 sobre libro mayor y balance nos dice lo siguiente:

Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes”

Libro diario
El libro diario debe presentar las siguientes características de acuerdo al consejo técnico de la contaduría, Orientación Profesional No. 5: “Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.”

Tenga en cuenta
En SMS Colombia, ayudamos a todos nuestros clientes a cumplir con las obligaciones regladas en relación a los libros oficiales, en las diferentes áreas mercantil, contable y fiscal. Cuente con Nosotros.