La planeación empresarial

Cuando se usa la palabra administrar simultáneamente estamos pensando en sus cuatro componentes primarios: planear, organizar, dirigir y controlar, porque son inequívocamente partes de un todo inseparable, de un sistema de acciones cuyo único fin es lograr los objetivos propuestos. En la actualidad es universalmente aceptado que la planeación es una actividad natural en el ser humano, incluso, es una actividad inherente a los seres vivos con cerebro (Rodolfo Llinás, neuro – científico colombiano).

Todos los estudios de la neurociencia llevan a que una de las funciones importantes del cerebro es su capacidad de prever acontecimientos y por lo tanto de decidir acciones ante ello. Esta es la base de la planeación.

Máquina natural

El poseer esta máquina natural para planear ha hecho que el hombre sobreviva al paso de los siglos y sea la clave para su desarrollo. Al observar más detalladamente el medio ambiente en que se han tenido que desenvolver también le ha llevado a desarrollar mayores capacidades, de ahí los comportamientos tan diferentes, en este sentido, entre quienes han vivido en zonas donde hay estaciones, comparado con quienes siempre han vivido en el trópico.

Además de ser la clave de la supervivencia, hay otras razones por las cuales la importancia de la planeación nos lleva a la necesidad de mejorar esa capacidad:

• No improvisar permanentemente,

• Optimizar el uso de recursos,

• No estar corriendo siempre,

• Disminuir la incertidumbre para el logro de las metas,

2 Sin embargo, a pesar de ser una capacidad natural y de reconocer su importancia, las encuestas muestran que en general las personas que nuestra capacidad de planear bien,es muy baja.

Planeaciones

¿Cómo reconocer qué tan bien planeamos? Basta con revisar la siguiente lista de eventos y fácilmente llegaremos a nuestra propia conclusión.

• No se logran completamente las metas.

• Los objetivos se alcanzan en fechas posteriores a las propuestas.

• Los recursos no son suficientes o sobran.

• Deficiente comunicación a quienes tienen que ejecutar las acciones

• Se trabaja y se trabaja y no se siente que se avanza hacia la meta.

• En la ejecución hay permanentes discusiones y malos entendidos dentro del equipo.

• Se inicia sin los permisos o aprobaciones necesarios.

• Hay reprocesos y desbarates.

• Hay muchas urgencias en el trabajo diario.

• Se hacen cosas sin saber para qué.

• Se inicia a hacer y, con el tiempo no se sabe a dónde se va.

¿Por qué no planeamos bien?

Usualmente las personas aducen falta de tiempo para planear pero, detrás de eso, la verdadera respuesta es la propia desorganización. Cuando nuestra vida carece de prioridades, el tiempo nos domina y no nos alcanza para todo lo que hay que hacer, no encontramos las cosas cuando las buscamos o los gastos superan los ingresos, la persona indudablemente esta desorganizada y debe iniciar por ahí. Las otras razones, si bien menos comunes pero igualmente importantes de no ser buen planeador están en, no tener claros los objetivos, hablar siempre sobre lo que hay que “hacer” y no sobre lo que hay que “lograr” y en el peor de los casos, porque nunca nos han enseñado a mejorar nuestra manera natural de planear.

¿Qué es planear?

La respuesta más sencilla pero más profunda nos dice que es elaborar el plan para lograr un objetivo. Es decir, Planear consiste en determinar un conjunto ordenado y con propósito de tareas o actividades, con los recursos necesarios para lograr un objetivo, bien sea de una empresa o de una persona. Para poder elabora un plan, lo primero que se requiere, es tener un objetivo en mente. Aquí inician los problemas de la planeación; definir objetivos personales o empresariales es una tarea bien difícil, porque usualmente estamos acostumbrados a hablar, como decíamos atrás, en términos de lo que hay que hacer, más no en términos de lo que hay

3 que lograr. En este sentido, es necesario definir también como se elaboran los objetivos:

un objetivo es un enunciado, una frase, clara y precisa de lo que hay que lograr o alcanzar en un término de tiempo específico. Ejemplos: bajar de peso 3 kilos en un periodo de cuatro meses. O, disminuir el número de errores en un proceso, al 50% para el mes de agosto próximo. O, mejorar el tiempo de proceso de selección de personal de 60 a 30 días durante el año en curso.

Requisitos

Como se observa, se requiere claridad sobre lo que se desea alcanzar: bajar de peso, disminuir el número de errores, mejorar tiempo del proceso de selección de personal. Esta claridad en el logro, es lo que permite definir las acciones necesarias para alcanzarlo.

Por otro lado, la precisión tiene que ver con el valor a alcanzar de la variable (meta) o del tema del que trata el objetivo, que siempre se debe expresar numéricamente: en nuestros ejemplos 3 kilos, 50% de errores, 30 días. Adicionalmente, el período de tiempo debe también debe ser preciso: cuatro meses, en agosto próximo, durante el año en curso, en nuestros ejemplos. Este hecho de precisar la meta y el tiempo para llegar a ella, es lo que nos permite definir la cantidad de acciones y de recursos que nos permitirá que el objetivo realmente se alcance.

El segundo elemento de la definición de planeación tiene que ver con las acciones o el “qué hacer” para alcanzar la meta. Estas acciones pueden ser enunciadas, en principio, en una tormenta de ideas. Pero luego es necesario agruparlas en un orden lógico de ejecución, y asegurarse que cada una efectivamente contribuye al logro del objetivo.

Nada es menos efectivo ni más desmotivador en el momento de ejecutar un plan, que encontrar que se hicieron acciones “antes de tiempo” o, que una “acción debía haberse hecho al principio” y peor, “que se hizo algo que ni siquiera debía haberse hecho”.

El tercer elemento de la planeación tiene que ver con la determinación de los recursos necesarios para ejecutar las acciones. Un error común de los procesos de planeación es omitir este paso. El verdadero proceso de planeación requiere responder las 7 preguntas:

qué hacer; porqué hacerlo; quién lo va a hacer; cómo lo va a hacer; cuándo lo va a hacer; dónde lo va a hacer y, cuánto vale.

Para terminar el proceso, es conveniente colocar todo lo anterior en un cronograma de tal manera que sea fácil hacer seguimiento a la ejecución. En SMS Colombia, a nuestra Unidad de Consultoría, nos preocupamos de generar valor a su empresa. Consúltenos.

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