Cali, octubre 25 de 2020. Actualizado:

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Hay condiciones para expedir el documento equivalente

La facturación en la Propiedad Horizontal

Por: James Alberto Vergara Cifuentes
Gerente de Auditoría
Email: [email protected]

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha indicado que conforme con el artículo 1.3.1.13.5. del decreto 1625 de 2016, las cuotas de administración fijadas por las juntas de copropietarios administradoras de edificios organizados en propiedad horizontal o de condominios, son un aporte a capital no sometido al impuesto sobre las ventas.

Por la característica antes indicada, la DIAN hace claridad de que las cuotas de administración producto de tales aportes que hacen los copropietarios a las unidades residenciales, no generan la obligación de facturación por parte de las unidades residenciales organizados en propiedad horizontal o condominio.

No obstante, lo anterior, la DIAN también precisa que la obligación de expedir factura no se limita a los responsables del impuesto sobre las ventas, sino que se extiende, entre otros, a quienes presten servicios, independientemente que sean gravados o no. Por lo tanto, frente a las excepciones a la obligación de expedir factura, no se exceptúan a la propiedad horizontal, lo que implica que la misma debe facturar por las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios que realice, independientemente que sean gravadas o no.

En los casos en que las propiedades horizontales sean obligadas a facturar, las mismas deberán expedir factura por las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios que realicen, independientemente de que sean gravadas o no con el impuesto sobre las ventas. En estos casos, se deberá facturar electrónicamente.

Autorización de numeración consecutiva

En relación con las operaciones en las que se deba expedir factura electrónica, se precisa que la inclusión del número en la factura de venta debe corresponder a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Por tanto, se debe contar con la autorización de numeración consecutiva de facturas de venta que consiste en un requisito como tal, el cual debe cumplirse de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020, que dispone: “La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de lo dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el presente artículo de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo estatuto”.

De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN”

Condiciones

Para que la Propiedad Horizontal expida documento equivalente, la DIAN indica que si la propiedad horizontal no es contribuyente del impuesto de renta y tampoco es responsable del impuesto sobre las ventas, podrá expedir el documento equivalente previsto en el artículo 1.6.1.4.39 del DUR 1625 de 2016.

Es importante aclarar que cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT), se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.

Especificaciones

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente tiene como finalidad servir de documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

a. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
c. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
d. Fecha de su expedición.
e. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
f. Valor total de la operación.
g. Contener la numeración consecutiva, rango y vigencia de la autorización

Solicitar numeración

Como observa la doctrina, la ley y el reglamento son claros al señalar que las propiedades horizontales deben expedir factura o documento equivalente cumpliendo con los requisitos del decreto 358 de 2020 y la resolución 42 de 2020, de donde se infiere la obligación de tramitar la respectiva solicitud de numeración.

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