Documentación de auditoría

JOSE ALBERTO GALVIS ARAQUE

Supervisor de Auditoria

CPAAI CABRERA INTERNATIONAL S.A.

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) 230, tiene como propósito general, mostrar o marcar una trazabilidad en cuanto a la manera de llevar los documentos en los trabajos de auditoría.

Una buena preparación de la documentación, además de garantizar la calidad del trabajo, proporciona su fácil análisis y revisión, el cual es base para los informes y el dictamen. No obstante, la ley puede establecer o exigir otros documentos adicionales.

Una completa y adecuada documentación, ayuda al auditor y a su equipo a la planeación de su próximo trabajo y al desarrollo del mismo. De igual manera ayudan en la supervisión y se acogen a la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 220, control de calidad para auditorías de información financiera histórica.

Estos \”papeles de trabajo\”, se pueden elaborar y llevar tanto de manera física (papel), como en forma electrónica, incluyendo programas de auditoría, análisis, memorandos, resúmenes, cartas de confirmación, listas de verificación, correspondencia, etc. A criterio del auditor, se pueden tener \”papeles preparados por el cliente\” como contratos, acuerdos, entre otros, recordando que aunque no son sustitutos de los papeles de trabajo del auditor, sí son evidencia documental del trabajo previa verificación de los mismos. No es conveniente (salvo cuando sea pertinente), tener en el archivo de auditoría borradores de papeles de trabajo y notas o documentos que lleven al auditor a conclusiones parciales o incompletas ya que se pueden generar confusiones y llegar a informes que no serán de conformidad del cliente.

Durante la preparación de los documentos de auditoría, el auditor deberá tener en cuenta que deben ser tan claros y completos que cualquier otro auditor que no haya tenido contacto con el cliente, pueda entender solo con su lectura la naturaleza y extensión de los procedimientos utilizados durante el desarrollo del trabajo, así como los resultados obtenidos de las pruebas y las conclusiones a las que se llegaron.

Debe tenerse en cuenta que el contenido, la forma, la extensión de los papeles de trabajo, la necesidad de documentar una conclusión no fácilmente determinable, dependen de los procedimientos que se utilizan según el cliente, el ambiente de control, la confianza que se tenga y el alcance que se le va a dar a la auditoría.

Cuando un auditor está desarrollando su trabajo y necesita explicaciones verbales o aclaraciones sobre algún documento que deba anexar, no es preciso que estas conversaciones sean evidenciadas por escrito a menos que se utilice como procedimiento de auditoría la entrevista en las que se describe un procedimiento, sin embargo las conversaciones en sí mismas no son un soporte de auditoría ni mucho menos de una conclusión a la que se haya llegado.

Cómo hacer con pruebas específicas

Siempre durante la auditoría a un cliente, se tendrán que documentar situaciones que requieran ser aclaradas o identificadas con más detalle que otras, ya que al momento de la conclusión o de evidenciar el trabajo desarrollado, se pueden presentar dificultades que pudieran dar a entender que se hizo un trabajo sin seguir los programas o procedimientos adecuados. Por lo anterior es importante identificar particularidades de la cuenta, partidas o asunto que se está auditando. Ejemplo de ello puede ser: Para una prueba detallada de pagos, el auditor puede identificar los comprobantes de egreso seleccionados por consecutivo o por fecha, haciendo claridad de esta selección.

Otro ejemplo puede ser en una prueba de cartera donde el auditor puede escoger un monto mínimo de los saldos o de los movimientos en un periodo determinado, para lo cual debe hacerse la precisión de esta selección. Para el caso de un procedimiento que requiera un muestreo sistemático de una población de documentos, el auditor puede identificar los documentos seleccionados registrando su fuente, el punto de inicio y el intervalo del muestreo por ejemplo una muestra sistemática de reportes de embarque seleccionados de la bitácora de embarques por el periodo del I° de octubre al 31 del mismo mes comenzando con el reporte número 105 y seleccionando cada 12 reportes.

Téngase en cuenta que una completa documentación del trabajo de auditoría, debe tener en sus archivos, los papeles de trabajo de: asuntos de importancia; desviaciones de los principios básicos o procedimientos esenciales; Identificación del preparador y del revisor; compilación del archivo final de la auditoría.

Fuente: Análisis NIA 230.

Comments