¿Cómo implementar el sistema de autocontrol de lavado de activos?

Por: Maritza Vargas Rodríguez
Consultora Asociada
mvargas@smscolombia.com.co

Frente a la obligatoriedad que estableció la Superintendencia de Sociedades de implementar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sagrlaft, en el sector real, una de las decisiones más relevantes que debe tomar el máximo órgano social de la empresa es nombrar al oficial de cumplimiento, y mencionó esta decisión como la más importante, porque será este funcionario quien tendrá a cargo la etapa fundamental para la perdurabilidad y debido desarrollo del sistema: El seguimiento o monitoreo del Sagrlaft.

La etapa de monitoreo es la columna vertebral del sistema, es en la que se aplican y gestionan las políticas, los controles, los procedimientos de conocimiento de los terceros, donde se desarrollan y evalúan los resultados de los procesos de monitoreo transaccional, donde se identifican brechas, nuevos riesgos, operaciones inusuales, intentadas y sospechosas.

¿Entonces a quién elegir?
Las responsabilidades como oficial de cumplimiento no pueden ser asignadas al azar, esta asignación debe realizarse con total conciencia de las actividades que estarán a cargo de ese funcionario, la independencia con la que siempre deberá actuar y el criterio objetivo que siempre deberá impregnar a sus decisiones. Es por ello que la junta directiva, la Junta de Socios o el máximo órgano social, sin importar como éste se denomine, tendrá que buscar que ese funcionario conozca la operación y funcionamiento de la empresa, ya que solo así podrá monitorear e identificar actividades u operaciones que por sus condiciones salgan de los parámetros normales de funcionamiento.

Se hace necesario aclarar que la implementación de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo no es solo un capricho de la Superintendencia o un medio para que las empresas que cumplen con los ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 SMMLV pierdan competitividad frente a las empresas que no están obligadas, estos mecanismos fueron empleados por el Gobierno Nacional para enfrentar los delitos fuentes del lavado de activos y la financiación del terrorismo, tales como: enriquecimiento ilícito, contrabando, administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas, delitos ejecutados bajo el concierto para delinquir, tráfico de armas, entre otras, buscando con esta estrategia disminuir las brechas para la comisión de estos delitos y aumentar la competitividad, productividad y perdurabilidad de las compañías que componen el sector real.

Así mismo, busca evitar la inclusión en listas indeseables como la lista Clinton o lista ONU y el sometimiento a investigaciones o sanciones de tipo administrativo, civil o penal a personas jurídicas o naturales que hacen parte de este sector de la economía colombiana.

¿Y si me eligieron?
Ahora bien, si fue usted el elegido para desempeñar las funciones de oficial de cumplimiento, no se asuste, este es un sistema de AUTOCONTROL y GESTIÓN, es decir está bajo la responsabilidad de todos los que integran la cadena productiva de la compañía, desde los socios y dueños que deben aprobar la política de prevención y cualquiera de sus cambios, pasando por el representante legal quien debe estructurar el sistema, el área de compras que debe conocer los proveedores, el área comercial que deberá conocer los clientes, el área de recursos humanos que debe conocer los funcionarios y los entes de control internos quienes deberán manifestarse sobre el debido funcionamiento de Sagrlaft.

Acá lo más importante es conocer sus obligaciones y alcances frente al sistema, contar con el total apoyo del representante legal y el máximo órgano social de la empresa y principalmente que su gestión y comportamiento para la ejecución de estas nuevas funciones sean acogidas dentro de un marco de honestidad, diligencia, reserva y objetividad.

Conclusión
Sea cual sea su posición en la compañía recuerde: la adecuada implementación de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo no es tener un manual de prevención del riesgo solo en un documento, no es únicamente consultar a los clientes en la lista Clinton, no es asignar como oficial de cumplimiento al funcionario que primero nos pareció, no es tener una serie de formatos diligenciados por los clientes y proveedores, este sistema no puede ser una decisión ligera, debe ser el engranaje de varias actividades conducentes a establecer una coraza que permita detectar y enfrentar a los terceros que pretenda usar la empresa como un medio para materializar actividades delictivas.

Es decir, la decisión debe estar impresa de responsabilidad y coherencia, necesarias para obtener los resultados óptimos de mitigación del riesgo más allá de las normas por lo que en SMS Colombia, hemos desarrollado procesos de consultoría y servicios de insourcing con la  ERP GCI®  bajo ISO 31000 que permiten al empresario el deber ser en la administración del Sagrlaft.

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