Por: David Tobar – Abogado de G-Legal – @G_legalco

El Ministerio de Trabajo realizará visitas a las empresas de manera constante para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en las leyes, decretos, sentencias, jurisprudencias y conceptos, garantizando el adecuado acatamiento en temas como el pago de prestaciones sociales, seguridad social, horas extras, permisos para citas médicas, reconocimiento y pago de incapacidades, entrega de dotación al trabajador, entre otras obligaciones laborales.

Por ello, tanto tú como tu empresa deben estar preparados para evitar sanciones. Esta entidad puede realizar visitas de inspección a las empresas por dos vías principales:

ü Programación protocolaria, dentro del sistema de inspección, vigilancia y control, efectuada periódicamente para verificar el cumplimiento de la normatividad laboral.

ü Denuncia de un trabajador o extrabajador, cuando este considere que se vulneró el debido proceso en su desvinculación o existan irregularidades en la relación laboral.

En cualquier caso, la empresa debe tener disponible, organizada y actualizada, la siguiente documentación:

1. Certificado de existencia y representación legal.
2. Registro Único Tributario (RUT).
3. Reglamento interno de trabajo actualizado, con los ajustes exigidos por la Reforma Laboral y su respectiva socialización.
4. Relación laboral de todos los trabajadores.
5. Planillas de pago de seguridad social integral (salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales).
6. Última relación de nómina entregada.
7. Registros de jornada laboral, incluyendo planillas de turnos, control de horas extras y recargos.
8. Contratos de trabajo debidamente firmados y archivados.
9. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), con planes, reportes e indicadores.
10. Reporte de estándares mínimos de seguridad laboral, actas del Comité de Convivencia Laboral y del Comité de Prevención del Acoso.
11. Comprobantes de pago de horas extras.
12. Último proceso disciplinario realizado a un empleado.
13. Minutas firmadas sobre capacitaciones realizadas en materia de seguridad y salud en el trabajo.
14. Último pago de seguridad social de un empleado no vigente.

Es importante mencionar que se debe entregar únicamente la documentación solicitada por el Ministerio de Trabajo, evitando extralimitarse en la entrega de documentos no requeridos.

Efectos de la Reforma Laboral

Con la aprobación de la Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025, del 25 de junio del presente año), las empresas deben ajustar sus procesos contractuales, de jornada y de relaciones colectivas.

Algunos puntos que tendrán especial relevancia durante las inspecciones son:

• Contratación laboral: se restringe el uso de contratos por prestación de servicios para actividades permanentes. Los inspectores verificarán que no existan relaciones encubiertas de subordinación.
• Estabilidad reforzada: se amplía la protección de trabajadores en situación de vulnerabilidad (embarazo, discapacidad, fuero sindical, entre otros). Toda desvinculación deberá estar debidamente soportada.
• Jornada laboral y recargos: la jornada nocturna inicia desde las 7:00 p.m. (antes 9:00 p.m.), lo que incrementa los recargos salariales. También se vigilarán los registros de horas extras y trabajo dominical.
• Tercerización laboral: la Reforma limita la tercerización que afecte derechos mínimos. Se exigirá que las empresas contratistas y subcontratistas cumplan la normatividad laboral.
• Libertad sindical y negociación colectiva: se fortalecen los derechos de asociación sindical y la protección de los representantes. El Ministerio verificará el cumplimiento de convenios y acuerdos.
• Teletrabajo y trabajo remoto: deberán existir políticas claras de desconexión laboral, compensación de gastos y condiciones adecuadas de seguridad y salud.
• Paridad de género y no discriminación: las empresas deberán implementar protocolos para prevenir la discriminación y la violencia laboral.

Recomendación final

Como firma especializada en derecho laboral y seguridad social, recomendamos mantener dos tipos de archivo: uno físico y otro digital, para que, al momento de una visita del Ministerio de Trabajo, toda la información esté disponible y en orden.

Esta práctica no solo facilita la verificación documental, sino que también protege la información ante eventualidades como incendios, terremotos o inundaciones, garantizando la disponibilidad de los archivos en cualquier momento.

La adecuada organización documental y la implementación oportuna de la Reforma Laboral son factores determinantes para atender sin contratiempos una visita de inspección.

No se trata únicamente de evitar sanciones, sino de fortalecer la cultura del cumplimiento, prevenir conflictos laborales y garantizar condiciones dignas y justas para todos los trabajadores.

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