marzo 02, 2017

Nuevos controles técnicos a la facturación

El pasado 14 de julio de 2016, la DIAN emitió la resolución No.00055 mediante la cual adoptó medidas para el control técnico para la facturación.

Medidas destacadas

1. Los obligados tributariamente a expedir facturas o documento equivalente, deben solicitan ante la DIAN la autorización de la numeración a ser utilizada en cada sede desde donde se produzcan operaciones generadoras de renta. Cada sede, oficina o establecimiento de comercio, se identificará con un prefijo.

2. La factura deberá contener una numeración consecutiva.

3. Los prefijos con los cuales identificará cada sede, oficina o establecimiento de comercio o centros de utilidad, podrán ser alfanuméricos, sin que los mismos excedan de 4.

4. En ningún caso, a la factura expedida, al número consecutivo, se le podrá anteponer ceros (0) a la izquierda.

5. En la factura expedida debe dejarse impreso, el número, la fecha y vigencia de la resolución que autoriza la numeración, junto al intervalo de numeración consecutiva autorizada correspondiente al prefijo.

Requisitos para solicitudes

El trámite de la solicitud, se hará a través del portal de la DIAN con el mecanismo de firma digital, siendo el obligado a facturar presentar los siguientes requerimientos.

a) Certificación de mantener activa una cuenta corriente o de ahorros a nombre del obligado.

b) Presentar la solicitud a través del formato No. 1302 – “Solicitud de Numeración de Facturación” de manera virtual a través del portal de la DIAN.

Si el obligado a facturar aún no cuenta con mecanismo de firma digital, tendrá plazo para solicitarlos hasta el 30 de junio de 2017 dado que a partir del 1° de julio, todas las solicitudes serán solo virtuales; mientras ello ocurre, las solicitudes se podrán realizar por el interesado o su apoderado, previamente inscripto en el RUT del responsable, de manera física en la sedes de la DIAN a través del formato No. 1302 en “Borrador”.

Es de indicar que la DIAN ha actualizado su plataforma tecnológica para habilitar los campos relacionados con el número de cuenta bancaria indicado en “a” para todos los obligados, dado que, cuando requieran realizar el trámite de solicitud de autorización de facturación, este no tendrá inicio hasta tanto no se aporte la información bancaria solicitada.

Para los responsables obligados a facturar que opten por el sistema de facturación por talonario preimpreso (papel), deberán aportar, como en el pasado, la resolución que ha emitido la DIAN en relación con los rangos de facturación.

El artículo 12 de la resolución en comento, establece que los rangos de facturación no utilizados por el responsable, deben ser objeto de inhabilitación de tal manera que los mismos no puedan ser

utilizados. La inhabilitación se puede dar por varios conceptos, entre ellos, por pérdida de la facturación; por cese definitivo de actividades; por cierre de establecimientos, sedes, oficinas, entre

otras circunstancias. La solicitud de inhabilitación, se hace a través del formato No. 1302 de manera virtual. También de oficio, a DIAN podrá inhabilitar rangos de facturación previamente aprobados.

Facturación por máquinas registradora

Los obligados podrán optar por cualquiera de las siguientes tecnologías disponibles:

– El denominado punto de venta o POS: Que incluye hardward y software para este tipo de

tecnología.

– Por artículos con departamentos (PLU). Esta máquina acumula venta de bienes y servicios y por tarifa de IVA.

– Por Departamentos. Máquina que acumula la venta de bienes o servicios por grupo y según tarifa de IVA e Impoconsumo.

 

Para el control de facturación POS y por Computador la DIAN, ha dispuesto los siguientes controles:

– El POS o la factura por computador, deberá identificar los bienes y servicios y el departamento al cual corresponde junto a la tarifa de IVA e Impoconsumo asociados a cada bien o servicio. Las agrupaciones de los bienes o servicios deben identificarse en el servidor de la red de punto de venta o en la terminal de venta, según cada caso.

– Quienes utilicen POS o factura por computador, deberán imprimir al final del día, el “comprobante de Informe Diario”, por cada servidor. El comprobante indicará: (a)

Identificación del responsable de facturación; (b) Número de identificación de la máquina registradora o computador que emite la factura; (c) Fecha de transacción; (d) Registro inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada máquina o computador; (e).

Discriminación de las ventas de bienes y servicios por cada departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo el valor o monto de la venta y la tarifa de IVA e Impoconsumo aplicado, cuando haya lugar. Si hay descuentos, estos deben estar asociados a cada departamento; (f) Discriminación por máquina, computador o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y el valor de las ventas por cada una; (g) Totalización de los medios de pagos, especificando el número de transaccióny el valor de cada operación, indicando si la venta se hizo a cambio de: efectivo, cheque, tarjetas débito o crédito, ventas a crédito, bonos, vales, otros; (h) Se debe indicar en el comprobante el valor total de lo registrado y; (i) Un inventario de máquinas o computadores con su serial y ubicación debe ser parte del comprobante y estar a disposición de la DIAN.

Los controles para el sistema de facturación PLU son similares, solo que esta vez el comprobante de diario será la tirilla “Z” diaria por cada máquina. El comprobante de diario debe elaborarse en original y copia, siendo el original parte del sistema de contabilidad y la copia deberá reposar en el establecimiento o sede a disposición de la DIAN.

En SMS Colombia, contamos con el equipo de profesionales idóneo, siempre atentos a atender las solicitudes de cada uno de nuestros clientes; es nuestra política mantenernos a la vanguardia de la información, conforme a los cambios normativos que puedan afectar sus intereses. Cuente con Nosotros.